Zastanawiasz się, od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? Najnowsze informacje z Ministerstwa Finansów przynoszą istotne zmiany dla przedsiębiorców. Choć system zacznie działać etapami już na początku 2026 roku, wprowadzono ważne odroczenie KSeF dla mniejszych transakcji, które pozwoli wielu firmom na łagodniejsze przejście do cyfrowej rewolucji.
Harmonogram wdrażania KSeF – kluczowe daty
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF 2.0 będzie wprowadzany stopniowo:
- 1 lutego 2026 r. – system staje się obowiązkowy dla największych podmiotów, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 roku kwotę 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych podatników.
Jednak ustawodawca przewidział okres przejściowy. Aż do 31 grudnia 2026 r. (czyli do pełnego wdrożenia od 1 stycznia 2027 r.) mniejsi przedsiębiorcy będą mogli korzystaćz pewnych ułatwień.
Odroczenie KSeF dla sprzedaży do 10 000 zł
Najważniejszą informacją dla sektora MŚP oraz osób prowadzących JDG jest możliwość wystawiania faktur poza systemem (w postaci papierowej lub elektronicznej) do końca 2026 roku, o ile spełnione są określone limity.
Jak działa limit 10 000 zł brutto?
Podatnicy mogą wystawiać faktury tradycyjne, jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem – udokumentowana fakturami w danym miesiącu – jest mniejsza lub równa 10 000 zł brutto.
Ważne zasady dotyczące limitu:
- Utrata prawa: Podatnik traci możliwość wystawiania faktur papierowych/elektronicznych natychmiast po wystawieniu faktury, która spowoduje przekroczenie progu 10 000 zł w danym miesiącu.
- Brak powrotu: Jeśli w danym miesiącu limit zostanie przekroczony, w kolejnych miesiącach nie można już wrócić do formy papierowej, nawet jeśli sprzedaż spadnie.
Co NIE wlicza się do limitu 10 000 zł?
Nie każda sprzedaż wpływa na wspomniany limit. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów:
- NIE wlicza się: Sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C) dokumentowanej wyłącznie kasą rejestrującą.
- NIE wlicza się: Tzw. faktur konsumenckich.
- NIE wlicza się: Paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone oraz faktur z kas rejestrujących.
- Wlicza się: Wyłącznie te faktury, które docelowo podlegają pod obowiązkowy KSeF (głównie relacje B2B)
Jak przygotować się na system KSeF?
Należy pamiętać, że mimo odroczenia dla mniejszych podatników, warto już teraz sprawdzić, jak działa aplikacja podatnika KSeF oraz jak wygląda logowanie KSeF. Przedsiębiorcy najczęściej szukają informacji o:
✅KSeF certyfikat: Niezbędny do autoryzacji w systemie.
✅KSeF program: Wiele systemów typu fakturownia już teraz oferuje integrację z rządową platformą.
✅Profil zaufany: Jedna z metod pozwalająca na bezpieczne logowanie do KSeF.
Instrukcję krok po kroku, jak zacząć korzystać z systemu oraz jak się zalogować znajdziesz na moim blogu we wpisie pt. “KSeF logowanie: Kompletny przewodnik. Jak zacząć korzystać z systemu i gdzie szukać wsparcia?”
📅 Harmonogram i Limity: Sprawdź swoją datę startu
Zanim zaczniesz wdrażać system, ustal, kiedy dokładnie obejmie Cię obowiązek:
- Czy Twoja sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto? Jeśli tak, Twój termin to 1 lutego 2026 r..
- Jeśli nie przekroczyłeś tego progu, obowiązkowy system wchodzi dla Ciebie 1 kwietnia 2026 r..
- Czy planujesz korzystać z okresu przejściowego? Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, jeśli wartość Twojej sprzedaży w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto.
✅ Lista Kontrolna: Gotowość na KSeF
1. Weryfikacja limitu 10 000 zł (Dla mniejszych firm)
Zrozumienie, co wlicza się do limitu, pozwoli Ci uniknąć błędów, które skutkują natychmiastową utratą prawa do faktur papierowych:
- Faktury B2B: Tylko te, które obowiązkowo trafiają do KSeF, wliczają się do limitu.
- Sprzedaż B2C: Nie wliczaj sprzedaży na rzecz osób fizycznych dokumentowanej kasą fiskalną.
- Faktury konsumenckie: Nie wliczaj ich – nie są objęte KSeF.
- Faktury uproszczone: Paragony do 450 zł oraz faktury z kas rejestrujących nie sumują się do limitu 10 000 zł.
2. Procedury Wewnętrzne
- Monitoring sprzedaży: Wyznacz osobę odpowiedzialną za pilnowanie progu 10 000 zł miesięcznie – pamiętaj, że przekroczenie go o 1 zł przy jednej fakturze zmusza Cię do przejścia na KSeF na stałe.
- Edukacja zespołu: Przeszkol pracowników, aby wiedzieli jak wystawiać faktury ustrukturyzowane przed ostatecznym terminem 1 stycznia 2027 r..
📑 Ściąga dla wystawcy faktur oraz pracowników: Limit KSeF (do 31.12.2026)
| Typ dokumentu | Czy wliczać do limitu 10 000 zł? | Podstawa prawna / Zasada |
| Faktura B2B (dla firm) | TAK ✅ | Wlicza się wyłącznie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF. |
| Faktura konsumencka (B2C) | NIE ❌ | Sprzedaż B2C nie jest objęta obowiązkowym KSeF. |
| Paragon z NIP do 450 zł | NIE ❌ | Uznawany za fakturę uproszczoną, nie wchodzi do limitu. |
| Paragon fiskalny (bez NIP) | NIE ❌ | Sprzedaż dokumentowana wyłącznie kasą rejestrującą jest wyłączona z limitu. |
| Faktura z kasy fiskalnej | NIE ❌ | Można je wystawiać poza KSeF, więc nie obciążają limitu. |
📊 Instrukcja: Jak obliczyć limit 10 000 zł brutto?
Aby ustalić, czy obowiązuje Cię odroczenie, musisz sumować wartość sprzedaży brutto (z podatkiem) tylko z konkretnych dokumentów. Co więcej, pamiętaj, że limit dotyczy faktur wystawionych w danym miesiącu.
KROK 1: Wyselekcjonuj faktury do sumowania
Do limitu 10 000 zł wliczasz wyłącznie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (głównie relacje B2B).
Co należy zsumować?
❎Standardowe faktury sprzedażowe dla innych firm (B2B).
❎Faktury, dla których nie istnieją żadne inne wyłączenia pozwalające na wystawienie ich poza systemem.
KROK 2: Odejmij transakcje wyłączone z limitu
Niektóre rodzaje sprzedaży, mimo że są fakturowane, nie obciążają Twojego limitu 10 000 zł.
Czego NIE wliczać do sumy?
❌Sprzedaży paragonowej: Sprzedaż dla osób fizycznych udokumentowana wyłącznie paragonem z kasy.
⛔️Faktur konsumenckich: Faktur wystawianych dla osób prywatnych (B2C).
❌Faktur uproszczonych: Paragonów z NIP do kwoty 450 zł.
⛔️Faktur z kas fiskalnych: Faktur wystawianych bezpośrednio przy użyciu kasy rejestrującej.
KROK 3: Sprawdź wynik (Przykład praktyczny)
Załóżmy, że w lipcu 2026 r. wystawiasz następujące dokumenty:
- Faktura dla firmy A: 5 000 zł (Wliczasz)
- Faktura dla osoby prywatnej (B2C): 6 000 zł (Nie wliczasz)
- Paragon z NIP na 300 zł (faktura uproszczona): 300 zł (Nie wliczasz)
- Faktura dla firmy B: 4 500 zł (Wliczasz)
Twój wynik: 5 000 zł + 4 500 zł = 9 500 zł. Mieścisz się w limicie – możesz nadal wystawiać faktury poza KSeF.
⚠️ Uwaga na “Punkt bez powrotu”
Jeśli wystawisz kolejną fakturę B2B, która sprawi, że suma przekroczy 10 000 zł, tracisz prawo do wystawiania faktur papierowych i elektronicznych począwszy od tej właśnie faktury. Warto podkreślić, że jeśli raz przekroczysz ten limit, nie będziesz mógł ponownie skorzystać z możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej lub elektronicznej w kolejnych miesiącach, nawet jeśli Twoja sprzedaż spadnie poniżej 10 000 zł.
Dodatkowo, możlwiość ta wygasa całkowicie 31 grudnia 2026 r. – od stycznia 2027 r. wszyscy podatnicy będą musieli korzystać z KSeF bez względu na wartość faktur.
Pamiętaj, że jako nabywca musisz logować się do KSeF już od 1 lutego 2026 r., aby odbierać faktury zakupowe od kontrahentów, których objął już obowiązek systemowy.
❓ FAQ: Faktury uproszczone, konsumenckie i limity KSeF
1. Czy faktury wystawiane dla osób prywatnych (B2C) wliczają się do limitu 10 000 zł? Nie. Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF. Do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których podatnik jest zobowiązany do ich wystawienia w KSeF.
2. Czy paragony fiskalne z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) wpływają na limit? Nie. Wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone nie jest wliczana do kwoty 10 000 zł. Wynika to z faktu, że w tych przypadkach nadal można wystawiać faktury w postaci papierowej lub elektronicznej.
3. Czy sprzedaż zarejestrowana tylko na kasie fiskalnej (bez faktury) pomniejsza dostępny limit? Nie. Do limitu 10 000 zł nie wlicza się wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, która została udokumentowana wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej.
4. Co dokładnie składa się na kwotę 10 000 zł? Do limitu wlicza się jedynie te faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (transakcje B2B). Chodzi o faktury, w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy pozwalające na ich wystawienie poza systemem. Pod uwagę bierze się łączną wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku (brutto) z faktur wystawionych w danym miesiącu.
5. Co się stanie, jeśli w jednym miesiącu przekroczę limit, a w kolejnym moja sprzedaż będzie niższa? Jeśli w danym miesiącu faktury przekroczą limit 10 000 zł, podatnik traci prawo do wystawiania faktur papierowych i elektronicznych. W takiej sytuacji nie będzie mógł on ponownie skorzystać z tej preferencji w kolejnych miesiącach.
Oto gotowy wzór wiadomości, który możesz wysłać swoim kontrahentom, aby wyjaśnić zasady wystawiania faktur w okresie przejściowym.
📧 Wzór komunikacji dla kontrahentów
Temat: Informacja dotycząca zasad wystawiania faktur w 2026 roku – [Nazwa Twojej Firmy]
Szanowni Państwo / Drogi Kontrahencie,
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), chcielibyśmy poinformować o zasadach dokumentowania naszej sprzedaży w nadchodzącym okresie.
Zgodnie z aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF wprowadzany jest etapami:
- Od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników.
- Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.
Co więcej, informujemy, że korzystamy z przysługującego nam prawa do okresu przejściowego, który obowiązuje do 31 grudnia 2026 r.. W tym czasie, ze względu na to, że nasza łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca obowiązkowi KSeF nie przekracza limitu 10 000 zł brutto, będziemy nadal wystawiać faktury w dotychczasowej formie (elektronicznej lub papierowej).
Potrzebujesz wsparcia? Zapraszam na konsultacje!
Wdrożenie KSeF 2.0 i pilnowanie skomplikowanych limitów może być wyzwaniem dla Twojego biznesu. Jeśli masz wątpliwości dotyczące tego, czy poprawnie obliczasz limit 10 000 zł lub obawiasz się błędów przy przejściu na system cyfrowy:
- Umów się ze mną na indywidualne konsultacje, podczas których przeanalizujemy Twoją sytuację i przygotujemy plan działania.
- Powierz księgowość mojemu biuru rachunkowemu, a my zajmiemy się za Ciebie monitoringiem limitów, poprawnym wystawianiem faktur ustrukturyzowanych oraz pełną komunikacją z systemem KSeF.
Zatem nie czekaj na ostatnią chwilę! Skontaktuj się ze mną już dziś, aby Twój biznes był gotowy na zmiany w 2026 roku.