Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to rewolucja w polskiej księgowości. Nic dziwnego, że przedsiębiorcy coraz częściej wpisują w wyszukiwarkę hasła: ksef co to jest, od kiedy ksef staje się obowiązkowy i – co najważniejsze – jak poprawnie przejść przez ksef logowanie.
W tym artykule nie tylko wyjaśnię Ci techniczne aspekty logowania, ale też podpowiem, jak przygotować Twój zespół do tych zmian.
KSeF – co to jest i od kiedy obowiązkowy?
Dla przypomnienia: KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z planem KSeF 2.0, system zacznie obowiązywać w 2026 roku. Choć czasu wydaje się dużo, warto już teraz przetestować aplikację podatnika KSeF, by uniknąć stresu w przyszłości.
KSeF logowanie – jak się uwierzytelnić?
Proces logowania do KSeF (czyli tzw. uwierzytelnienia) różni się w zależności od formy prowadzonej działalności. Dla osób prowadzących JDG (jednoosobową działalność gospodarczą) sprawa jest prosta. System musi jedynie potwierdzić, że Ty to Ty.
Możesz to zrobić za pomocą:
- Profilu Zaufanego – najpopularniejsza i darmowa metoda.
- Kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Certyfikatu KSeF.
Formularz ZAW-FA – kluczowy dla spółek
Jeśli prowadzisz firmę jako osoba prawna (np. spółka z o.o.), przed pierwszym logowaniem musisz wskazać osobę uprawnioną. Służy do tego druk ZAW-FA.
Wiele osób szuka w sieci ZAW-FA – pamiętaj, aby zawsze korzystać z aktualnych wzorów dostępnych na strona MF. Po przetworzeniu dokumentu przez urząd, wskazana osoba będzie mogła przejść przez ksef logowanie swoimi danymi (np. PESEL-em i Profilem Zaufanym).
W pierwszej kolejności musimy zweryfikować, czy mamy profil zaufany oraz czy jest on ważny.
(1)W tym celu przechodzimy na stronę https://www.gov.pl/web/profilzaufany/ i wybieramy w zależności od tego czy już go posiadamy (2) czy chcemy założyć (1).
3. Po wybraniu opcji (1) czyli założenia profilu zaufanego, postępujemy zgodnie ze wskazówkami na ekranie. Tożsamość możemy potwierdzić poprzez bankowość elektroniczną, czy osbistą wizytę w urzędzie gminy czy miasta.
3a. Masz już profil? Zaloguj się nazwą użytkownika lub przez bank.
4. Będąc już zalogowanym klikasz w strzałkę (1) przy naszym identyfikatorze, profil zaufany (2) i szczegóły profilu (3):
5. Następnie w nowo otwartym ekranie sprawdzamy tę pozycję, która zdradza nam informację, do kiedy nasz profil zaufany jest ważny.
KSeF – jak się zalogować?
✅Wejdź na portal Krajowego Systemu e-Faktur na biznes.gov
✅Zidentyfikuj swój podmiot (wpisz NIP).
✅Wybierz metodę (np. Profil Zaufany).
✅Po wejściu do panelu możesz zarządzać uprawnieniami (np. dla biura rachunkowego czy pracowników).
Wybieramy NIP firmy, wpisujemy NIP i następnie klikamy Uwierzytelnij.
I w tym momencie po zalogowaniu jesteśmy już na swoim koncie w KSeF.
Co znajdziemy w Menu?
🔔Faktury – możemy w tym miejscu wprowadzić (wystawić) fakturę, wczytać fakturę z pliku „XML” oraz zobaczyć listę naszych faktur sprzedaży/zakupu, a także ewentualnie listę faktur podmiotu który nas w tym zakresie upoważnił,
🔔Historia sesji – tutaj zobaczymy faktury wysłane w ramach tej sesji (logowania),
🔔Uprawnienia – w tym miejscu możemy dodać Administratora, nadać uprawnienia, zarządzać nadanymi uprawnieniami, sprawdzić jakie sami mamy uprawnienia, gdyby ktoś inny nam je nadał.
🔔Tokeny – tutaj wygenerujemy Token oraz sprawdzimy listę wcześniej wygenerowanych Tokenów.
🔔Certyfikaty.
Certyfikaty KSeF – generowanie
Jeden z Certyfikatów KSeF służy do uwierzytelnienia się w KSeF, drugi natomiast do wystawiania faktur offline. Co ważne, będą one działać od 1 lutego 2026 roku!
W zakładce „Certyfikaty” wybierz opcję „Wnioskuj o certyfikat”.
Wygeneruj dwa osobne zestawy plików:
- Certyfikat Uwierzytelnienia w systemie KSeF.
- Certyfikat Podpisu linku do weryfikacji wystawcy (wymagany do trybu offline).
Nadaj certyfikatowi nazwę i silne hasło (minimum 15 znaków, w tym wielka litera i znak specjalny). Zapisz to hasło – będzie niezbędne w programie wfirma!
Jak już wspomniałam, jeden z certyfikatów służy do uwierzytelniania się w KSeF, a drugi do wystawiana faktur offline, warto ująć sobie to w nazwie Certyfikatu. Jeżeli mamy podane dane, klikamy „Generuj”:
Pamiętaj, że osoba fizyczana może mieć wygenerowane maksymalnie dwa certyfikaty.
Ważne wskazówki
Nie przekazuj nikomu swoich Certyfikatów i hasła! Powinieneś posługiwać się nim wyłącznie samodzielnie, ewentualnie wprowadzić go do systemu w którym będziesz łączyć się zdalnie z KSeF, np. do fakturowania.
Kolejny etap związany z Aplikacją Podatnika KSeF to nadawanie Uprawnień.
Będąc nadal zalogowanym, przechodzimy do zakładki „Uprawnienia” z lewej strony panelu i w tym miejscu możemy: Dodać administratora, nadać komuś uprawnienia, zarządzać nadanymi uprawnieniami i sprawdzić jakie są mi przypisane uprawnienia w danym podmiocie.
Pamiętaj jednak o złotej zasadzie: zawsze uzgadniaj zakres uprawnień przed ich nadaniem. System pozwala na precyzyjne określenie, czy dana osoba może tylko przeglądać faktury, czy również je wystawiać.
KSeF – Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich? Zgodnie z najnowszymi planami (KSeF 2.0), system stanie się obligatoryjny w 2026 roku. Dokładne daty zależą od wielkości Twojej firmy.
2. Czy jako JDG muszę składać formularz ZAW-FA? Nie. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą logują się bezpośrednio swoimi danymi. Druk ZAW-FA jest przeznaczony dla spółek i osób prawnych.
3. Co się stanie, jeśli mój Profil Zaufany wygaśnie? Nie będziesz mógł zalogować się do KSeF ani podpisać dokumentów. Warto odnowić profil co najmniej kilka dni przed końcem jego ważności.
4. Czy testowanie KSeF teraz jest bezpieczne? Tak. Korzystając ze środowiska testowego, nie wystawiasz prawdziwych faktur do urzędu. To idealne miejsce na naukę i sprawdzanie funkcji systemu.
5. Do czego służy token KSeF? Token pozwala na połączenie Twojego programu do fakturowania z systemem rządowym. Dzięki niemu faktury mogą być przesyłane automatycznie.
6. Jak długo jest ważny certyfikat KSeF? Certyfikat wygenerowany w systemie jest ważny przez 2 lata. Po tym czasie musisz zawnioskować o nowy dokument.
Chcesz bezstresowo wdrożyć KSeF w swojej firmie?
Teoria to jedno, ale praktyka potrafi zaskoczyć. Jako ekspertka w tym obszarze, prowadzę profesjonalne szkolenia online KSeF, które są dopasowane do specyfiki różnych branż.
Jeśli Twoja firma potrzebuje:
- Praktycznego przejścia przez logowanie do KSeF i nadawanie uprawnień.
- Omówienia procedur awaryjnych.
- Wyjaśnienia, jak działa token KSeF w połączeniu z programami typu Fakturownia KSeF.
To moje szkolenie online KSeF jest właśnie dla Ciebie! Nie zostawiaj nauki na ostatnią chwilę, gdy system stanie się obowiązkowy.
👉 Zapraszam do kontaktu – pomogę Tobie i Twojemu zespołowi oswoić KSeF już dziś!