Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się rzeczywistością, co dla wielu przedsiębiorców oznacza konieczność wdrożenia nowych procedur. Dlatego też, z myślą o klientach naszego biura rachunkowego oraz wszystkich użytkownikach systemu wfirma, przygotowaliśmy praktyczny poradnik. W poniższym tekście wyjaśniamy krok po kroku, jak sprawnie wygenerować certyfikaty KSeF i skutecznie połączyć je z Państwa programem do wystawiania faktur lub systemem księgowym. Dzięki tej instrukcji dowiedzą się Państwo nie tylko, jak technicznie przejść przez ten proces, ale również jak uniknąć błędów w kluczowych terminach.
Harmonogram wdrożenia KSeF – kluczowe daty
Zanim przejdziesz do technicznej konfiguracji, pamiętaj o dwóch najważniejszych terminach:
- 1 lutego 2026 r. – oficjalna data, od której wygenerowane certyfikaty stają się aktywne. To najlepszy moment na rozpoczęcie dobrowolnej wysyłki faktur do KSeF. Od tej daty również każdy musi pobierać swoje faktury kosztowe.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązkowy start KSeF dla większości podatników. Od tego dnia każda faktura sprzedaży musi trafić do systemu KSeF.
Część 1: Jak wygenerować certyfikaty KSeF (Instrukcja)
Aby Twój program do fakturowania mógł łączyć się z serwerami Ministerstwa Finansów, potrzebujesz dwóch certyfikatów: uwierzytelniającego oraz do trybu offline.
Jak wygenerować certyfikaty KSeF – gdzie szukać narzędzi?
W zależności od daty, w której dokonujesz konfiguracji, skorzystaj z odpowiedniego portalu:
👉Do 31 stycznia 2026 r.: Logowaliśmy się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
👉Od 1 lutego 2026 r.: Certyfikaty generujemy bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/
Logowanie: Użyj Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
W zakładce „Certyfikaty” wybierz opcję „Wnioskuj o certyfikat”.
Wygeneruj dwa osobne zestawy plików:
- Certyfikat Uwierzytelnienia w systemie KSeF.
- Certyfikat Podpisu linku do weryfikacji wystawcy (wymagany do trybu offline).
Nadaj certyfikatowi nazwę i silne hasło (minimum 15 znaków, w tym wielka litera i znak specjalny). Zapisz to hasło – będzie niezbędne w programie wfirma!
Jak już wspomniałam, jeden z certyfikatów służy do uwierzytelniania się w KSeF, a drugi do wystawiana faktur offline. Warto ująć sobie to w nazwie Certyfikatu. Jeżeli mamy podane dane, klikamy „Generuj”:
Następnie zaznaczamy odpowiednio pozycję jaki Certyfikat chcemy wygenerować. Możemy też wskazać datę od której ma być ważny.Certyfikat będzie przez 2 lata od wskazanej daty i klikamy „Wyślij wniosek o wydanie Certyfikatu”.
Klikamy odśwież i po chwili mamy gotowy do pobrania Certyfikat, który zapisujemy na dysk. Pliki są z rozszerzeniami .crt oraz .key.
Nie przekazuj nikomu swoich Certyfikatów i hasła! Powinieneś posługiwać się nim wyłącznie samodzielnie, ewentualnie wprowadzić go do systemu w którym będziesz łączyć się zdalnie z KSeF, np. do fakturowania.
Ważne dla Spółek: Jeśli prowadzisz działalność jako osoba prawna (np. spółka z o.o.), musisz najpierw złożyć druk ZAW-FA do urzędu skarbowego, aby wskazać osobę uprawnioną do zarządzania KSeF.
Część 2: Integracja KSeF z programem wfirma
Masz już pobrane pliki? Czas na połączenie ich z Twoim kontem w programie wfirma. Jeżeli korzystają Państwo z innego oprogramowania niż wfirma, proces integracji w większości systemów księgowych przebiega bardzo podobnie. Poniższa instrukcja może posłużyć jako uniwersalny schemat postępowania – schemat generowania certyfikatów i logika ich wgrywania pozostają analogiczne
Kroki konfiguracji w systemie:
Zaloguj się do swojego konta w programie wfirma. Wejdź w zakładkę PRZYCHODY >> KSEF . W sekcji ELEKTRONICZNE FAKTUROWANIE, w kafelku KSeF klikamy akcję KONFIGURACJA INTEGRACJI.
W zakładce AUTORYZACJA W KSEF 2.0., w sekcji POŁĄCZ SIĘ Z KSEF należy wskazać sposób autoryzacji w KSeF:
👉 mam certyfikat (ten sam, który został wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF).
Wgraj certyfikaty. Pierwszym będzie certyfikat uwierzytelniający. Dodaj wygenerowane pliki (.crt i .key) oraz wpisz wcześniej nadane hasło (takie samo jak w Aplikacja KSeF Podatnika).
Natepnie kliknij „Dodaj certyfikat”.
Po wgraniu certyfikatu będzie on widniał na dole w polu „Twoje certyfikaty KSeF”.
Powtórz proces dla drugiego certyfikatu (tryb offline).
Dodaj wygenerowane pliki (.crt i .key) oraz wpisz wcześniej nadane hasło (takie samo jak w Aplikacji KSeF Podatnika).
Natepnie kliknij „Dodaj certyfikat”.
Po wgraniu dwóch certyfikatów będą one widoczne na dole w „Twoje certyfikaty KSeF“. Dodatkowo pojawi się komunikat, że posiadacie Państwo wszystkie wymagane certyfikaty. Jeśli chcemy któryś z nich usunąć i dodać nowy należy go zaznaczyć i kliknąć usuń.
Uwaga: Każdy z certyfikatów jest ważny dwa lata. Po tym czasie należy ponownie wygenerować nowe.
Określenie zakresu stosowania integracji z KSeF
Po wgraniu dwóch certyfikatów, w celu ustawienia zakresu działania integracji z KSeF należy przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF i w kafelku KSEF kliknąć INTEGRACJA AKTYWNA.
W kolejnym kroku KONFIGURACJA mamy opcje :
POBIERAJ AUTOMATYCZNIE FAKTURY ZAKUPU Z KSEF – Automatyczne pobieranie faktur kosztowych od Twoich dostawców (należy je zaznaczyć).
WYSYŁAJ DO KSEF FAKTURY SPRZEDAŻY DLA FIRM (B2B) – przesyłanie Twoich faktur do bazy KSeF. Zalecamy aktywację wysyłki faktur sprzedaży do KSeF już od 1 lutego 2026 r. Dzięki temu zyskają Państwo czas na przetestowanie nowych procedur i upewnienie się, że obieg dokumentów działa bez zarzutu.
Jeśli zdecydują się Państwo nie uruchamiać integracji wcześniej, należy pamiętać o samodzielnym włączeniu tej funkcji najpóźniej 1 kwietnia 2026 r. Po tej dacie brak wysyłki faktur do KSeF będzie wiązał się z niedopełnieniem obowiązku ustawowego.
POBIERAJ AUTOMATYCZNIE FAKTURY SPRZEDAŻY Z KSEF spowoduje, że system wFirma automatycznie pobierze dane faktury z KSeF. Pole będzie aktywne, jeśli nie wystawiają Państwo faktur sprzedaży za pomocą programu wfirma. Wówczas nelaży je zaznaczyć.
WYSYŁAJ DO KSEF FAKTURY SPRZEDAŻY DLA KONSUMENTÓW (B2C) spowoduje, że faktury wystawione na osoby nieprowadzące działalności gospodarczej (konsumentów z identyfikatorem podatkowym PESEL lub Brak) zostaną przesłane do KSeF. UWAGA! Tych fakur nie trzeba wysyłać do KSeF także decyzja nalezy do Państwa, czy chcecie to pole zostawić puste czy jednak zdecydują się Państwo na wysyłke tych faktur do KSeF.