Otrzymywanie fałyszywych dokumentów księgowych to codzienność wielu firm, a cyfryzacja i wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niestety nie zatrzymały oszustów. W tym materiale wyjaśniam, jak rozpoznać scamową fakturę w KSeF oraz jakie niebezpieczeństwa kryją się za takim dokumentem. Dowiedz się, jak krok po kroku zgłosić próbę wyłudzenia, aby skutecznie zabezpieczyć finanse i dobre imię swojego biznesu.
Czym jest scamowa faktura w KSeF?
W tradycyjnym obiegu dokumentów papierowych lub PDF-ów sprawa była prosta: podejrzany mail lądował w koszu, a papierowa „faktura” w niszczarce. W KSeF sytuacja wygląda inaczej. Jeśli ktoś wystawi fakturę na Twój NIP i przejdzie ona walidację systemu, dokument oficjalnie istnieje w bazie rządowej.
Oszustwo na fakturę w KSeF (tzw. pusta faktura) polega na wyłudzeniu płatności za fikcyjne towary lub usługi (np. wpis do nieistniejącego rejestru, rzekome pozycjonowanie strony czy wsparcie IT). Przestępcy liczą na to, że w natłoku dokumentów księgowość bezwiednie opłaci fakturę.
Pomyłka kontra oszustwo – jak je rozróżnić?
Zanim podejmiesz radykalne kroki, musisz ocenić, z czym masz do czynienia.
Otrzymałeś scamową fakturę w KSeF? Przede wszystkim: NIE PŁAĆ i nie księguj!
To najważniejsza zasada. Jeśli dokument w KSeF wzbudza Twoje wątpliwości:
- NIE opłacaj faktury – odzyskanie pieniędzy od oszusta graniczy z cudem.
- NIE wprowadzaj jej do kosztów firmy – odliczenie VAT z „pustej faktury” to poważne przestępstwo skarbowe, za które grożą surowe kary.
Ważne! Zgodnie z polskim prawem, samo pojawienie się faktury w KSeF nie rodzi obowiązku zapłaty, jeśli nie doszło do zawarcia umowy ani dostarczenia towaru/usługi.
Jak zgłosić scamową fakturę w KSeF?
W zaktualizowanej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 pojawiła się kluczowa funkcja: możliwość natychmiastowego zgłoszenia do skarbówki faktury, która budzi podejrzenie scamu lub wyłudzenia. To duży krok w rozwoju systemu i bezpośrednia odpowiedź resortu na apele biznesu, który domagał się lepszej ochrony przed cyfrowymi wyłudzeniami.
Aby zgłosić fakturę w aplikacji, należy:
- Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
- Następnie przejść do zakładki Faktury i Lista faktur,
3. Wybrać fakturę i wejść w jej szczegóły,
4. Skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”,
4.Wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie oraz potwierdzić oświadczenie,
5.Zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.
Jak zabezpieczyć firmę przed oszustwami na e-faktury?
Wdrożenie KSeF wymaga zmiany procedur wewnątrz firmy. Aby zminimalizować ryzyko, że ktoś z Twojego zespołu opłaci scam:
- Wprowadź dwustopniową weryfikację płatności: Księgowość nie powinna płacić za faktury z KSeF automatycznie. Każdy dokument musi zostać zatwierdzony przez osobę, która faktycznie zamawiała daną usługę.
- Ogranicz uprawnienia w KSeF: Nadawaj uprawnienia do wglądu w faktury tylko zaufanym pracownikom.
- Regularnie sprawdzaj system: Przeglądaj listę faktur zakupowych przynajmniej raz w tygodniu, aby szybko wyłapać anomalie.
🚀 Chcesz bezstresowo i bezpiecznie przygotować swoją firmę na KSeF?
Zmiana wewnętrznych procedur i przeszkolenie zespołu to klucz do ochrony przed oszustwami. Nie musisz robić tego po omacku!
Zapraszam Cię do zakupu mojego kompleksowego kursu na temat KSeF, w którym krok po kroku pokazuję, jak wdrożyć system, bezpiecznie nadawać uprawnienia i skutecznie zabezpieczyć finanse firmy.