Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to rewolucja w polskiej księgowości. Nic dziwnego, że przedsiębiorcy coraz częściej wpisują w wyszukiwarkę hasła: ksef co to jest, od kiedy ksef staje się obowiązkowy i – co najważniejsze – jak poprawnie przejść przez ksef logowanie.
W tym artykule nie tylko wyjaśnię Ci techniczne aspekty logowania, ale też podpowiem, jak przygotować Twój zespół do tych zmian.
KSeF – co to jest i od kiedy obowiązkowy?
Dla przypomnienia: KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z planem KSeF 2.0, system zacznie obowiązywać w 2026 roku. Choć czasu wydaje się dużo, warto już teraz przetestować aplikację podatnika KSeF, by uniknąć stresu w przyszłości.
KSeF logowanie – jak się uwierzytelnić?
Proces logowania do KSeF (czyli tzw. uwierzytelnienia) różni się w zależności od formy prowadzonej działalności. Dla osób prowadzących JDG (jednoosobową działalność gospodarczą) sprawa jest prosta. System musi jedynie potwierdzić, że Ty to Ty.
Możesz to zrobić za pomocą:
- Profilu Zaufanego – najpopularniejsza i darmowa metoda.
- Kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Certyfikatu KSeF.
Formularz ZAW-FA – kluczowy dla spółek
Jeśli prowadzisz firmę jako osoba prawna (np. spółka z o.o.), przed pierwszym logowaniem musisz wskazać osobę uprawnioną. Służy do tego druk ZAW-FA.
Wiele osób szuka w sieci ZAW-FA – pamiętaj, aby zawsze korzystać z aktualnych wzorów dostępnych na strona MF. Po przetworzeniu dokumentu przez urząd, wskazana osoba będzie mogła przejść przez ksef logowanie swoimi danymi (np. PESEL-em i Profilem Zaufanym).
W pierwszej kolejności musimy zweryfikować, czy mamy profil zaufany oraz czy jest on ważny.
(1)W tym celu przechodzimy na stronę https://www.gov.pl/web/profilzaufany/ i wybieramy w zależności od tego czy już go posiadamy (2) czy chcemy założyć (1).
3. Po wybraniu opcji (1) czyli założenia profilu zaufanego, postępujemy zgodnie ze wskazówkami na ekranie. Tożsamość możemy potwierdzić poprzez bankowość elektroniczną, czy osbistą wizytę w urzędzie gminy czy miasta.
3a. Masz już profil? Zaloguj się nazwą użytkownika lub przez bank.
4. Będąc już zalogowanym klikasz w strzałkę (1) przy naszym identyfikatorze, profil zaufany (2) i szczegóły profilu (3):
5. Następnie w nowo otwartym ekranie sprawdzamy tę pozycję, która zdradza nam informację, do kiedy nasz profil zaufany jest ważny.
KSeF – jak się zalogować?
✅Wejdź na portal Krajowego Systemu e-Faktur na biznes.gov
✅Zidentyfikuj swój podmiot (wpisz NIP).
✅Wybierz metodę (np. Profil Zaufany).
✅Po wejściu do panelu możesz zarządzać uprawnieniami (np. dla biura rachunkowego czy pracowników).
Na tym etapie działania systemu KSeF 2.0 możemy zalogować się testowo:
Wybieramy NIP firmy, wpisujemy NIP, zaznaczamy „Tak” i ponownie wybieramy „Podpis NIP”, wpisujemy nasz NIP:
I w tym momencie jesteśmy już w środowisku testowym KSeF 2.0:
Co znajdziemy w Menu?
🔔Faktury – możemy w tym miejscu wprowadzić (wystawić) fakturę, wczytać fakturę z pliku „XML” oraz zobaczyć listę naszych faktur sprzedaży/zakupu, a także ewentualnie listę faktur podmiotu który nas w tym zakresie upoważnił,
🔔Historia sesji – tutaj zobaczymy faktury wysłane w ramach tej sesji (logowania),
🔔Uprawnienia – w tym miejscu możemy dodać Administratora, nadać uprawnienia, zarządzać nadanymi uprawnieniami, sprawdzić jakie sami mamy uprawnienia, gdyby ktoś inny nam je nadał.
🔔Tokeny – tutaj wygenerujemy Token oraz sprawdzimy listę wcześniej wygenerowanych Tokenów.
🔔Certyfikaty.
Certyfikaty KSeF – generowanie
Jeden z Certyfikatów KSeF służy do uwierzytelnienia się w KSeF, drugi natomiast do wystawiania faktur offline (o czym w dalszej części ulotki). Co ważne, będą one działać od 1 lutego 2026 roku!
1. Przechodzimy na stronę: https://mcu.mf.gov.pl/web/login (na dzień pisania artykułu jest to odrębny moduł, natomiast docelowo ma zostać przeniesiony do systemu KSeF 2.0) i wybieramy logowanie profilem zaufanym:
2. Wpisujemy NIP naszej firmy i klikamy „Uwierzytelnij”.
3. W kolejnym okienku klikamy „Podpisz”
4. Logujemy się do naszego profilu zaufanego.
5. Jeżeli wszystko poszło zgodnie z planem ukaże nam się następujący ekran:
6. W polu numer (1) powinien być Twój numer NIP, w pozycji nr (2) mamy obsługę Certyfikatów, a w pozycji nr (3) mamy obsługę Uprawnień.
7. Zacznijmy od Certyfikatów i wybierzmy (2), rozwinie się lista i będziemy mogli Zawnioskować o Certyfikat lub zobaczyć Listę tych, które posiadamy. Jeżeli jesteś tutaj pierwszy raz – lista powinna być pusta.
8. Wybierzmy zatem „Wnioskuj o Certyfikat”. Po przejściu na stronę wpisujemy dowolną nazwę własną Certyfikatu, ustalamy dla niego hasło – zwróć uwagę co musi zawierać i czego nie może! Jak już wspomniałam, jeden z Certyfikatów służy do uwierzytelniania się w KSeF, a drugi do wystawiana faktur offline, warto ująć sobie to w nazwie Certyfikatu. Jeżeli mamy podane dane, klikamy „Generuj”:
9. Następnie zaznaczamy odpowiednio pozycję jaki Certyfikat chcemy wygenerować, możemy też wskazać datę od której ma być ważny, a ważny będzie przez 2 lata od wskazanej daty i klikamy „Wyślij wniosek o wydanie Certyfikatu”:
10. Klikamy odśwież i po chwili mamy gotowy do pobrania Certyfikat, który zapisujemy na dysku z rozszerzeniem „*.crt”.
O czym jeszcze należy pamietać?
Z tego miejsca możemy również przejść do listy Certyfikatów, lub zawnioskować o kolejny. Zatem generujemy drugi Certyfikat do wystawiana faktur offline, przechodząc ponownie przez punkty od 8 do 10, przy czym w punkcie 9 wybieramy pozycję pierwszą „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”.
Ważne wskazówki
Nie przekazuj nikomu swoich Certyfikatów i hasła! Powinieneś posługiwać się nim wyłącznie samodzielnie, ewentualnie wprowadzić go do systemu w którym będziesz łączyć się zdalnie z KSeF, np. do fakturowania.
Kolejny etap związany z Modułem Certyfikatów KSeF to nadawanie Uprawnień.
Będąc nadal zalogowanym w MCU, przechodzimy do zakładki „Uprawnienia” z lewej strony panelu i w tym miejscu możemy: Dodać administratora, nadać komuś uprawnienia, zarządzać nadanymi uprawnieniami i sprawdzić jakie są mi przypisane uprawnienia w danym podmiocie.
Pamiętaj jednak o złotej zasadzie: zawsze uzgadniaj zakres uprawnień przed ich nadaniem. System pozwala na precyzyjne określenie, czy dana osoba może tylko przeglądać faktury, czy również je wystawiać.
KSeF – Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich? Zgodnie z najnowszymi planami (KSeF 2.0), system stanie się obligatoryjny w 2026 roku. Dokładne daty zależą od wielkości Twojej firmy.
2. Czy jako JDG muszę składać formularz ZAW-FA? Nie. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą logują się bezpośrednio swoimi danymi. Druk ZAW-FA jest przeznaczony dla spółek i osób prawnych.
3. Co się stanie, jeśli mój Profil Zaufany wygaśnie? Nie będziesz mógł zalogować się do KSeF ani podpisać dokumentów. Warto odnowić profil co najmniej kilka dni przed końcem jego ważności.
4. Czy testowanie KSeF teraz jest bezpieczne? Tak. Korzystając ze środowiska testowego, nie wystawiasz prawdziwych faktur do urzędu. To idealne miejsce na naukę i sprawdzanie funkcji systemu.
5. Do czego służy token KSeF? Token pozwala na połączenie Twojego programu do fakturowania z systemem rządowym. Dzięki niemu faktury mogą być przesyłane automatycznie.
6. Jak długo jest ważny certyfikat KSeF? Certyfikat wygenerowany w systemie jest ważny przez 2 lata. Po tym czasie musisz zawnioskować o nowy dokument.
Chcesz bezstresowo wdrożyć KSeF w swojej firmie?
Teoria to jedno, ale praktyka potrafi zaskoczyć. Jako ekspertka w tym obszarze, prowadzę profesjonalne szkolenia online KSeF, które są dopasowane do specyfiki różnych branż.
Jeśli Twoja firma potrzebuje:
- Praktycznego przejścia przez logowanie do KSeF i nadawanie uprawnień.
- Omówienia procedur awaryjnych.
- Wyjaśnienia, jak działa token KSeF w połączeniu z programami typu Fakturownia KSeF.
To moje szkolenie online KSeF jest właśnie dla Ciebie! Nie zostawiaj nauki na ostatnią chwilę, gdy system stanie się obowiązkowy.
👉 Zapraszam do kontaktu – pomogę Tobie i Twojemu zespołowi oswoić KSeF już dziś!