Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa rewolucja w obiegu dokumentów od lat. Niezależnie od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy korzystasz ze zwolnienia, nadchodzące zmiany dotyczą również Twojej firmy. Sprawdź KSeF poradnik i dowiedz się, jak przygotować się do nowych obowiązków.
Czym jest KSeF i dlaczego zmienia wszystko? – KSeF poradnik
To system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania oraz archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. System ten całkowicie zastępuje dotychczasowy obieg dokumentów – faktura nie trafia już bezpośrednio do kontrahenta, lecz najpierw do systemu Ministerstwa Finansów.
W obliczu nadchodzącej rewolucji cyfrowej, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: jak przygotować firmę na nowe przepisy? W związku z tym, przygotowałam ten KSeF poradnik: Czym jest KSeF i dlaczego zmienia wszystko?, aby wyjaśnić zasady działania faktur ustrukturyzowanych.
Zapoznaj się z poradnikiem KSeF, a dowiesz się więcej o nadchodzącej zmianie 2026.
Kluczowe cechy faktur w KSeF:
- Format .xml: Faktury będą miały postać pliku ustrukturyzowanego zgodnego z oficjalną schemą.
- Numer KSeF: Dokument staje się fakturą w rozumieniu prawa dopiero po nadaniu mu unikalnego numeru przez system.
- Brak not korygujących i duplikatów faktur: Wszelkie błędy będzie można poprawić wyłącznie poprzez fakturę korygującą.
- Archiwizacja: Faktury sprzedaży i kosztowe będą przechowywane w systemie przez 10 lat.
Terminy: Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Wdrożenie systemu nie nastąpi nagle dla wszystkich. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na podział etapów ze względu na obroty firmy. Następnie, od kwietnia 2026 roku, obowiązek obejmie pozostałych podatników.
| Termin | Kogo dotyczy / Jaki obowiązek? | Dodatkowe warunki |
| 1 lutego 2026 r. | Duzi przedsiębiorcy (Sprzedaż) | Przychód powyżej 200 mln zł w 2024 r. |
| 1 lutego 2026 r. | Wszyscy przedsiębiorcy (Zakupy) | Obowiązek logowania do KSeF w celu pobierania faktur kosztowych. |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali podatnicy VAT zarówno czynni, jak i zwolnieni (Sprzedaż) | Podatnicy VAT poniżej limitu 200 mln zł. |
| 1 stycznia 2027 r. | Mali przedsiębiorcy | Firmy ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie. |
| W trakcie 2026 r. | Przekroczenie limitu 10 tys. zł | Obowiązek KSeF od faktury, która przekroczyła ten limit. |
| 1 stycznia 2027 r. | Płatności bankowe | Obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów. |
| 1 stycznia 2027 r. | Sankcje i kary | Możliwość nakładania kar za brak faktur w systemie KSeF. |
Jak będzie wyglądać wystawianie faktur?
Warto podkreślić, że tradycyjne metody dokumentowania sprzedaży przechodzą do historii. W związku z tym, należy zapomnieć o wystawianiu faktur w Wordzie, Excelu czy na papierowych bloczkach, ponieważ takie dokumenty nie będą już miały mocy prawnej. Zamiast tego, niezbędny okaże się program zintegrowany z systemem rządowym.
Jak wyjaśnia KSeF poradnik: Czym jest KSeF i dlaczego zmienia wszystko?, proces ten przebiega teraz wieloetapowo.
Proces wystawiania faktury krok po kroku:
- W pierwszej kolejności przygotowujesz dane faktury w swoim programie.
- Następnie program wysyła dane do KSeF w formacie .xml.
- KSeF weryfikuje zgodność dokumentu ze schemą.
- W rezultacie system nadaje numer KSeF i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
- Faktura trafia na konto KSeF Twojego kontrahenta.
Uwierzytelnienie i logowanie do systemu
Dostęp do KSeF jest ściśle chroniony. Przedsiębiorca musi nadać odpowiednie uprawnienia osobom odpowiedzialnym za faktury.
- Dla JDG: Najprostszym sposobem jest darmowy Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
- Dla Spółek: Proces jest bardziej złożony. Należy wyznaczyć konkretną osobę poprzez złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA. Dopiero po jego przetworzeniu osoba ta może logować się i nadawać dalsze uprawnienia w systemie.
W jaki sposób uzyskać certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF będzie stanowił jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie. Certyfikat KSeF będzie wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.
Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF oraz jego wykorzystanie przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych będzie możliwe od 1 lutego 2026 r.
Aby wystąpić o wydanie certyfikatu trzeba będzie uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona np. za pomocą Podpisu zaufanego lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. Podmiot/osoba uwierzytelniona certyfikatem KSeF także będzie mogła wnioskować o wydanie kolejnego certyfikatu.
Generowanie certyfikatów w MCU jest rozwiązaniem tymczasowym przewidzianym na okres od
listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r.
Od lutego 2026 r. funkcjonalność będzie dostępna w API KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Uprawnienia nadane w MCU zostaną przeniesione do KSeF 2.0, a więc i do Aplikacji Podatnika KSeF
2.0.
Certyfikat typu 1 (uwierzytelnienie)
Certyfikat KSeF typu 1 przeznaczony będzie do uwierzytelniania się w systemie KSeF (jako jedna z
dopuszczalnych metod). Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF będzie możliwe zarówno w sesji interaktywnej jak również w sesji wsadowej.
Certyfikat typu 2 (offline)
Certyfikat KSeF typu 2 wymagany jest do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie
tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybie OFFLINE (tj. w trybie offline24, offline, niedostępność systemu, trybie awarii KSeF).
Certyfikaty KSeF obu typów będą generowane osobno. Nie będzie możliwe wygenerowanie jednego certyfikatu KSeF obejmującego jednocześnie dwa zastosowania.
Co jeśli system nie działa? Tryby awaryjne
Choć system docelowo ma działać płynnie, ustawodawca przewidział sytuacje, w których dostęp do sieci lub serwerów Ministerstwa Finansów może zostać przerwany. Właśnie dlatego nasz KSeF poradnik: Czym jest KSeF i dlaczego zmienia wszystko? kładzie duży nacisk na zrozumienie trybów szczególnych.
Przede wszystkim należy odróżnić problemy po stronie podatnika od awarii ogólnokrajowych:
- Tryb OFFLINE24: Stosujemy go w sytuacji, gdy masz problem z Internetem po swojej stronie. W takim przypadku wystawiasz fakturę w strukturze .xml lokalnie, jednak musisz ją dosłać do systemu najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.
- Tryb AWARYJNY: Jest on ogłaszany oficjalnie przez Ministerstwo Finansów. W rezultacie czas na przesłanie faktur do KSeF wydłuża się do 7 dni roboczych od momentu zakończenia awarii.
- Kody QR: Faktury wystawiane w trybach szczególnych muszą posiadać dwa kody QR: jeden zapewnia dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikuje dane zawarte na tej fakturze i drugi potwierdzający tożsamość wystawcy.
Czego nie będzie w KSeF?
Z obowiązku wystawiania za pośrednictwem KSeF mają zostać wyłączone następujące rodzaje
dokumentów:
- do KSeF można, ale nie trzeba wysyłać faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą
- działalności gospodarczej (B2C) – bez NIP nabywcy,
- w KSeF nie będzie faktur wystawianych na przez podatników, którzy nie posiadają siedziby, ani stałego
- miejsca prowadzenia działalności na terytorium naszego kraju,
- w KSeF nie będzie również faktur dokumentujących transakcje realizowane bez udziału polskiego oddziału
- firmy zagranicznej,
- do KSeF nie prześlemy noty korygującej, czy duplikatu faktury, a także faktur proforma – ze względu na charakter tych dokumentów,
- do KSeF nie trafią także faktury dokumentujące usługi zwolnione z VAT w zakresie:
- usług ubezpieczeniowych,
- udzielania kredytów i pożyczek,
- w zakresie poręczeń, gwarancji i innych zabezpieczeń transakcji finansowych,
- w zakresie depozytów pieniężnych,
- usług, których przedmiotem są udziały lub instrumenty finansowe,
- transakcji dotyczących walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy.
- w KSeF nie będzie też faktur wystawianych przez podatników korzystających z procedur szczególnych, takich jak: procedura OSS nieunijna, procedura importu OSS, procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
- w KSeF nie będzie faktur czy paragonów za przejazdy autostradą, czy jednorazowych biletów za przejazd.
- w KSeF nie będzie też faktur VAT RR (wystawianych przez nabywców, a dokumentujących zakup od rolnika ryczałtowego), jeżeli rolnik ryczałtowy nie złoży w systemie oświadczenia o tym, że jest rolnikiemryczałtowym i nie wskaże tego nabywcy jako osoby uprawnionej.
Jak zacząć przygotowania?
Nie zostawiaj wdrożenia KSeF na ostatnią chwilę, zwłaszcza jeśli prowadzisz spółkę. Zacznij od:
- Sprawdzenia, czy Twój obecny program do fakturowania gwarantuje synchronizację z KSeF.
- Wyrobienia Profilu Zaufanego, jeśli jeszcze go nie masz.
- Analizy procesów w firmie – kto powinien mieć dostęp do wystawiania, a kto tylko do przeglądania faktur.
KSeF to rewolucja, która przy odpowiednim przygotowaniu może usprawnić zarządzanie Twoim biznesem i obiegiem dokumentów.
Porównanie: Fakturowanie obecnie vs. po wprowadzeniu KSeF
| Cecha | Fakturowanie dzisiaj (Model tradycyjny) | Fakturowanie po wejściu KSeF (Model ustrukturyzowany) |
| Format dokumentu | Papier, PDF, Word, Excel lub ręczny bloczek. | Wyłącznie format .xml zgodny ze strukturą logiczną FA(3). |
| Moment wystawienia | Data wpisana przez przedsiębiorcę na dokumencie. | Data przydzielenia numeru przez system Ministerstwa Finansów. |
| Dostarczenie faktury | Wysyłka mailem (PDF) lub przekazanie wydruku. | Automatyczne udostępnienie nabywcy wewnątrz systemu KSeF. |
| Korygowanie błędów | Noty korygujące, faktury korygujące, anulowanie dokumentu. | Wyłącznie ustrukturyzowane faktury korygujące. Brak not korygujących. |
| Przechowywanie | Segregatory lub własne archiwa cyfrowe przez 5 lat. | Cyfrowe archiwum Ministerstwa Finansów przez 10 lat. |
| Płatności (od 2027) | Dowolny tytuł przelewu (np. “za fakturę nr 1”). | Obowiązkowe podawanie numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego w tytule. |
Kluczowe wnioski z porównania:
- Koniec z “wystawianiem wstecz”: KSeF uniemożliwi manipulowanie datami wystawienia dokumentów.
- Program to konieczność: Bez oprogramowania zintegrowanego z KSeF nie będzie fizycznej możliwości wystawienia faktury.
- Faktura PDF to tylko dodatek: Plik PDF lub wydruk stanie się jedynie “wizualizacją” faktury, a nie dokumentem księgowym samym w sobie.
- Pobieranie faktur kosztowych: KSeF nie powiadomi Cię o nowej fakturze – każdy przedsiębiorca musi samodzielnie sprawdzać swój panel i pobierać faktury zakupowe.
Checklista Poradnik KSeF: Jak przygotować firmę do KSeF (Krok po kroku)
Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów, wdrożenie KSeF to proces zarządczy, a nie tylko techniczny dlatego skorzystaj z poniższej listy, aby o niczym nie zapomnieć:
1. Etap organizacyjny i kadrowy
✅ Wyznaczenie zespołu: Kto w firmie będzie odpowiedzialny za wdrożenie? (Księgowość, IT, sekretariat).
✅ Przegląd procesów: Przeanalizuj, jak obecnie wystawiasz i otrzymujesz faktury. Gdzie powstają opóźnienia?
✅ Planowanie uprawnień: Zdecyduj, kto będzie miał prawo wystawiać faktury, a kto tylko je przeglądać (np. pracownicy działu zakupów).
✅ Przeszkolenie pracowników: Upewnij się, że zespół wie, że faktura PDF przestaje być dokumentem księgowym.
2. Etap techniczny (Narzędzia)
✅ Audyt oprogramowania: Skontaktuj się z dostawcą swojego programu do fakturowania/ERP i zapytaj, czy jest już gotowy na integrację z KSeF.
✅ Metoda uwierzytelnienia:
Dla JDG: Sprawdź ważność Profilu Zaufanego.
Dla spółek: Przygotuj się do złożenia zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego.
Opcjonalnie: Rozważ zakup podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.
✅ Integracja z bankiem: Sprawdź, czy Twój system bankowy pozwoli na wprowadzanie numerów KSeF do przelewów (obowiązkowe od 2027 r.).
3. Etap relacji z kontrahentami
✅Weryfikacja danych: Sprawdź dokładnie, czy posiadasz poprawne numery NIP wszystkich swoich kontrahentów w bazie.
✅Ustalenie procedur na wypadek awarii: Przygotuj listę jak postępować w sytacji gdy wystąpi awaria.
✅Komunikacja z biurem rachunkowym: Uzgodnij, w jaki sposób będziesz przekazywać informacje o fakturach, które nie trafiły do KSeF (np. faktury zagraniczne lub bilety za autostrady).
Choć Krajowy System e-Faktur wydaje się skomplikowany, kluczem do sukcesu jest odpowiednio wczesne przygotowanie dlatego niniejszy KSeF poradnik: Czym jest KSeF i dlaczego zmienia wszystko? ma na celu uświadomienie przedsiębiorcom, że faktura papierowa i PDF odchodzą do lamusa, a ich miejsce zajmuje pełna automatyzacja.
Pamiętaj, że KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale też szansa na pełną cyfryzację Twojej firmy i uporządkowanie dokumentacji a jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma spełnia wszystkie wymogi Ministerstwa Finansów, umów się na konsultację.